Sebelum meneruskan membaca Cara Menyusun Prioritas Kerja, ada baiknya kamu membaca terlebih dahulu tulisan lain saya mengenai Cara Tingkatkan Produktivitas Kerja Dengan Membuat Rencana Mingguan. Mengapa? Karena kedua tulisan ini berhubungan dan saling mendukung.

Saat menyusun rencana mingguan, kita juga perlu menetapkan rencana kerja harian. Di saat yang sama, kita juga perlu menyusun rencana kerja harian tadi berdasarkan skala prioritas agar ada lebih banyak pekerjaan yang bisa diselesaikan dalam satu hari.

Cara Menyusun Prioritas Kerja Dengan Diagram Prioritas

Memang menentukan prioritas kerja berdasarkan diagram prioritas ini bukanlah hal baru. Kalau kamu pernah mendengar nama Covey ataupun Eisenhower, nah mereka itulah yang mencetuskan matrix atau diagram prioritas ini. Diagram ini terbagi dalam 4 kolom atau 4 bagian dan di setiap bagian itu kita perlu mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan berdasarkan urutan: sangat penting, penting, sedang, tidak penting.

Untuk langkah awal, sediakan satu halaman kosong agenda atau kertas. Buat 4 kotak sama besar. Dua kotak di sisi kiri beri angka I (sangat penting) dan II (penting), kemudian dua kotak di sisi kanan beri angka III (sedang) dan IV (tidak penting).

Cara Menyusun Prioritas Kerja
Diagram Skala Prioritas

Lalu bagaimana cara mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan berdasarkan tingkat penting dan tidak pentingnya? Berikut ini saya coba bagikan sedikit cara yang saya pelajari dari membaca matrix Covey dan Eisenhower, antara lain:

1. Pekerjaan yang Membutuhkan Fokus Tinggi

Untuk pekerjaan yang membutuhkan fokus tinggi karena tingkat kesulitannya juga tinggi maka ini masuk dalam pekerjaan sangat penting, apalagi jika dampak/hasil dari pekerjaan ini besar, sesuailah dengan effort yang dikeluarkan. Untuk tahu apakah suatu pekerjaan masuk dalam pekerjaan sangat penting, coba perhatikan beberapa detail berikut:

  • Tingkat kesulitan
  • Lamanya pengerjaan
  • Deadline pekerjaan singkat
  • Hasil/fee besar

Untuk pekerjaan yang masuk dalam diagram I (Diagram sangat penting) maka agar fokus kita tetap terjaga dan penggunaan waktu bekerja lebih efektif maka jauhkan diri kita dari segala macam gangguan, seperti menutup akses panggilan telepon, mematikan notifikasi email dan media sosial, bahkan dalam waktu yang telah ditetapkan untuk mengerjakan pekerjaan ini sebaiknya juga tidak menerima tamu.

Berapa lama waktu yang diperlukan untuk bisa melakukan pekerjaan ini setiap harinya? Menentukan waktu ini bisa disesuaikan dengan kemampuan diri sendiri. Namun idealnya, orang bisa bekerja dalam tingkat fokus yang tinggi dalam waktu 60-120 menit/hari.

2. Pekerjaan Penting yang Mudah Dikerjakan dan Hasil Besar

Saya meletakkan kelompok pekerjaan penting yang mudah dikerjakan dan memberi hasil yang besar ini di diagram II (penting). Untuk tahu mana saja pekerjaan yang masuk dalam kelompok ini, coba perhatikan lebih detail hal-hal berikut:

  • Pekerjaan mudah dikerjakan
  • Tidak butuh waktu lama saat mengerjakan
  • Sesuai dengan keahlian

Cara mengerjakan pekerjaan di diagram ini, cobalah tetapkan jangka waktu tertentu, misalnya 3 jam, untuk menyelesaikan beberapa pekerjaan sekaligus. Contoh-contoh pekerjaan penting yang mudah dikerjakan dan bisa memberi hasil besar, antara lain: membuat proposal kerja sama yang sudah pasti disetujui, menyelesaikan satu desain, menyelesaikan satu artikel, merancang konsep untuk meeting, membuat penawaran harga, membuat konsep produk/jasa, dan sebagainya.

3. Pekerjaan Dengan Upaya Tinggi Jika Dikerjakan Sendiri

Pada diagram III yang saya sebut dengan kelompok pekerjaan sedang, saya akan memasukkan pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan usaha atau effort besar, memakan banyak waktu kalau saya yang mengerjakannya karena tidak sesuai dengan skill (kemampuan) yang saya miliki.

Untuk pekerjaan seperti ini, alangkah lebih baik jika didelegasikan kepada orang lain yang memiliki kemampuan yang dibutuhkan sehingga pekerjaan bisa selesai lebih cepat. Kita sendiri tak perlu membuang waktu banyak. Nanti ketika orang yang mendapatkan delegasi dari kita untuk mengerjakannya selesai, kita tinggal memeriksa atau mengoreksi sesuai standar kita saja.

Cara menentukan jenis pekerjaan di diagram III bisa dengan menjawab beberapa pertanyaan ini:

  • Apakah ada aplikasi yang bisa saya gunakan untuk menyelesaikannya secara otomatis
  • Apakah saya memiliki kemampuan untuk menyelesaikannya sendiri?
  • Apakah saya akan bahagia saat mengerjakannya ataukah akan menjadi lebih stres dengan pekerjaan ini?
  • Bisakah pekerjaan ini didelegasikan ke orang lain atau adakah orang lain yang akan dengan senang hati mengerjakannya?

4. Pekerjaan yang Membutuhkan Upaya Kecil dan Hasil Kecil (Belum Pasti)

Diagram IV atau diagram untuk pekerjaan tidak penting bisa diisi dengan hal-hal yang paling sering mengacaukan jadwal kerja harian kita. Pekerjaan seperti ini sering sekali kita lakukan dan tanpa sadar menghabiskan (membuang) banyak sekali waktu. Akibatnya, pekerjaan lain yang lebih penting jadi tertunda.

Pekerjaan apa saja yang masuk dalam kelompok pekerjaan tidak penting?

Sebenarnya yang namanya pekerjaan pastilah penting semua. Namun ada pekerjaan-pekerjaan yang sebenarnya termasuk wasting time jika kita tidak mengelolanya dengan baik. Contohnya: membalas email, menelepon rekan lama untuk silaturahmi, membalas notifikasi di media sosial, blogwalking, membaca surat penawaran, dan sebagainya. Pekerjaan ini bisa dilakukan sembari menunggu bus, di sela jam rapat, jam istirahat kerja, saat berada di mobil. Artinya, untuk pekerjaan yang masuk di diagram IV, lakukan saat ada waktu luang di antara waktu-waktu padat.

Cara Menyusun Prioritas Kerja ini hanyalah sedikit trik agar kita bisa lebih mengefisienkan penggunaan waktu. Jika ada cara lain, bolehlah berbagi di kolom komentar ya. Selamat menyusun prioritas kerja. Semoga bermanfaat.

4,584 total views, 314 views today

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here