Cara tingkatkan produktivitas dengan membuat rencana mingguan yang kali ini saya tuliskan hanyalah untuk sedikit berbagi berdasarkan pengalaman yang selama ini saya jalani.

Sebagai seorang penulis buku, blogger, pegiat sosial media, ada cukup banyak hal yang ingin (dan harus) saya kerjakan dalam waktu 24 jam yang tersedia (sebenarnya tidak full 24 jam ya karena saya kan juga harus tidur, harus jalan-jalan, harus ini itu).

Tak dipungkiri, adakalanya saya juga keteteran loh. Tapi dengan membuat rencana mingguan secara rutin, saya sedikit terbantu untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dan bisa lebih produktif.

Cara Tingkatkan Produktivitas Dengan Membuat Rencana Mingguan

Jadi bagaimana dampak membuat rencana mingguan bisa meningkatkan produktivitas? Mari kita bahas satu-satu.

1. Buat Rencana Mingguan di Hari Minggu

Setiap hari Minggu, bisa sore atau malam sebelum tidur, saya akan meluangkan waktu bersama kalender atau agenda kerja dan memikirkan pekerjaan apa saja yang harus selesai dalam satu minggu berikutnya. Setelahnya, saya menyusun daftar dari yang paling penting. Selain itu, saya juga menyusun langkah-langkah kecil yang perlu dilakukan secara rutin agar tujuan besar atau goal yang saya inginkan bisa tercapai.

Dengan membuat rencana mingguan, saya bisa mengefektifkan waktu yang saya miliki, menjadi lebih produktif, bahkan bisa melihat ada waktu kosong yang bisa digunakan untuk melakukan sesuatu yang saya senangi, misalnya membaca buku, pergi berenang, pergi jalan-jalan, dan sebagainya.

Latihan: sediakan waktu di hari Minggu sore atau malam untuk menyusun rencana mingguan. Susun terlebih dahulu yang paling penting, yang harus diselesaikan, atau yang membutuhkan fokus dan ketersediaan waktu lebih banyak.

2. Pahami Tugas dan Alur Setiap Pekerjaan

Di dalam hidup ini banyak hal yang ingin dilakukan dalam satu waktu. Ada banyak impian-impian yang juga ingin diwujudkan. Agar dalam sehari ada lebih banyak pekerjaan bisa diselesaikan dan satu persatu impian tercapai maka yang saya lakukan adalah memahami tugas dan alur setiap pekerjaan.

Dengan kata lain, pada tahap ini saya menentukan pekerjaan yang lebih dikerjakan berdasarkan skala prioritas. Pekerjaan yang membutuhkan effort besar dan dengan tingkat kesulitan tinggi akan saya kerjakan terlebih dahulu.

Kalau sudah selesai, rasanya pasti jauh lebih ringan untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan berikutnya. Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan skala prioritas ini sudah terbukti banyak dilakukan oleh orang sukses dan dipercaya sebagai cara terbaik tingkatkan produktivitas.

Latihan: sediakan satu halaman di agenda atau sediakan bagian catatan di kalender untuk membuat diagram skala prioritas. Nanti bisa dibaca di artikel lain terkait diagram skala prioritas dalam blog ini ya.

3. Tetapkan Hal-hal Paling Penting

Progres mingguan akan terlihat jika ada lebih banyak pekerjaan yang selesai. Itu sebabnya, selain menentukan pekerjaan yang harus dikerjakan (dan diselesaikan), perlu pula menentukan 3 pekerjaan penting yang harus selesai dalam satu hari dan 5 pekerjaan besar yang mesti selesai dalam satu minggu. Semakin sistematis rencana mingguan dan rencana harian yang dibuat maka akan membantu banget untuk meningkatkan produktivitas.

Latihan: Di hari Minggu sore, setelah menyusun rencana mingguan, buatlah 5 hal besar yang mesti selesai dalam waktu satu minggu. Lalu setiap malam sambil mengevaluasi rencana harian, susun 3 pekerjaan yang perlu diselesaikan keesokan harinya.

4. Manfaatkan Kalender Secara Maksimal untuk Tingkatkan Produktivitas

Setelah mengelompokkan pekerjaan berdasarkan skala prioritas serta telah menentukan 5 pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam satu minggu dan 3 pekerjaan yang harus selesai dalam satu hari, selanjutnya adalah menetapkan lamanya satu pekerjaan perlu dikerjakan. Artinya, ada skala waktu dalam bentuk jam tertentu yang perlu ditetapkan.

Pada saat menyusun jadwal berdasarkan skala waktu ini kita perlu pula memasukkan ke jadwal harian, hal-hal lain di luar pekerjaan, seperti jam makan, janji bertemu dokter, janji nongkrong dengan teman, dan di waktu kapan kita harus memblokir telepon masuk atau mematikan notifikasi media sosial. Memblokir telepon masuk dan notifikasi media sosial perlu dilakukan saat mengerjakan pekerjaan yang membutuhkan fokus lebih besar.

Latihan: dari rencana mingguan yang telah ditentukan, mulailah menetapkan jam mulai dan jam berakhir pekerjaan tersebut dan berusahalah menepatinya. Lakukan evaluasi setiap malam, berapa banyak daftar di rencana harian dan rencana mingguan yang berhasil direalisasikan?

5. Beri Reward untuk Setiap Keberhasilan Kecil

Bekerja keras dan fokus pada peningkatan produktivitas memang perlu dilakukan demi tercapainya impian dan tujuan yang telah ditetapkan. Namun di saat yang sama, perlu pula disadari bahwa hidup perlu keseimbangan. Tidak ada gunanya kita bekerja mati-matian, lalu pada akhirnya kita stres, depresi, dan jadi tak bahagia.

Agar hidup jadi seimbang, selain fokus pada keberhasilan terwujudnya rencana kerja dan meningkatnya produktivitas, perlu banget lho belajar menghargai diri sendiri. Caranya adalah dengan memberi reward bagi diri sendiri ketika ada progres, baik kecil maupun besar, yang berhasil kita capai setiap minggunya.

Reward ini bisa berupa ‘me time’, waktu khusus untuk mengerjakan hal-hal yang kita sukai, bisa pula bepergiaan bersama orang tersayang atau keluarga, atau membeli produk yang sudah lama diimpikan. Tahu tidak, memberi reward untuk keberhasilan-keberhasilan kecil ini, bisa pula menjadi motivasi untuk meraih lebih banyak keberhasilan di minggu berikutnya.

Ingin jadi lebih produktif, coba deh cara tingkatkan produktivitas dengan membuat rencana mingguan dalam tulisan ini. Jangan mengkhawatirkan hari esok, tetapi fokuslah untuk melakukan hal terbaik yang mampu dilakukan hari ini.

Pokoknya saya dan kamu sudah berusaha yang terbaik, percaya saja Tuhan akan memberikan jalan sehingga ada lebih banyak hal baik yang bisa kita lakukan di hari selanjutnya. Selamat mencoba cara tingkatkan produktivitas dengan membuat rencana mingguan dan semoga bermanfaat.

6,094 total views, 323 views today

1 COMMENT

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here